La Minería de Procesos: descubriendo las oportunidades ocultas en los procesos de negocio
Hoy te quiero hablar de Minería de Procesos (Process Mining), una de esas herramientas que, si bien suena técnica y compleja, puede ser un verdadero catalizador para que las empresas optimicen sus operaciones. Vamos a entrar en este concepto de manera sencilla y directa, sin florituras innecesarias, pero sin perder la profundidad que requiere. Porque, después de todo, lo importante es entender de qué se trata y cómo puede transformar la eficiencia de una organización.
¿Qué es la minería de procesos?
Para entender qué es la minería de procesos, imaginemos que una empresa es como un organismo vivo. Los procesos de negocio son como el sistema circulatorio, moviendo la información, los productos y los servicios por toda la organización. La minería de procesos se parece mucho a un escáner médico que nos permite ver cómo realmente está funcionando ese sistema circulatorio. Es decir, no nos basamos en teorías o en entrevistas donde la gente cuenta "cómo se supone que deberían ir las cosas". En lugar de eso, analizamos las huellas digitales que deja cada actividad en los sistemas informáticos de la empresa para ver lo que ocurre en la realidad.
Esta metodología toma los datos reales que dejan estas actividades en los sistemas de una empresa —como entradas en una base de datos o logs de transacciones— y reconstruye una imagen visual del proceso. Y aquí viene lo especial del asunto: nos muestra si existen cuellos de botella, si hay pasos innecesarios o si se producen muchas desviaciones que dificultan la eficiencia operativa. Y todo esto, sin tener que preguntar a nadie, sin subjetividades.
¿Cómo funciona y por qué es útil?
El enfoque tradicional para analizar procesos solía ser como una sesión de terapia grupal: entrevistas, talleres, post-its... Y al final del día, teníamos una idea, bastante subjetiva, de cómo debería funcionar el proceso. Pero la minería de procesos cambia las reglas del juego: se alimenta de datos reales, esos que cada operación deja como rastro. Es como tener un mapa en tiempo real de los flujos de la empresa.
Por ejemplo, en el caso de créditos hipotecarios —un proceso que puede ser sumamente complejo debido a la cantidad de etapas, documentos y personas involucradas—, la minería de procesos permite detectar dónde se están produciendo retrabajos, cuellos de botella o errores que afectan la eficiencia del proceso y la satisfacción del cliente.
Pero no nos quedamos en el diagnóstico. A partir del análisis, la minería de procesos nos da la capacidad de actuar: automatizar tareas repetitivas, eliminar pasos innecesarios o rediseñar completamente el flujo de trabajo. Por eso, muchas empresas la utilizan no solo para entender sus procesos, sino también para trazar un camino hacia la hiperautomatización.
Casos de uso: aterricemos el concepto
Veamos algunos ejemplos. Imaginemos una aseguradora que procesa miles de pólizas cada mes. Sin la minería de procesos, podría ser difícil saber dónde se pierden horas preciosas: ¿es en la verificación de datos? ¿En el trámite de aprobación? Utilizando la minería de procesos, la aseguradora puede ver exactamente dónde se producen ineficiencias, y lo mejor es que puede implementar IA generativa para optimizar ciertos puntos, como la extracción de datos de documentos en distintos idiomas. (Nota: la IA generativa funciona mejor en combinación con otras técnicas).
Otra aplicación interesante es la de optimizar la cadena de valor de un producto financiero, como los créditos hipotecarios. Esta metodología permite entender el ciclo de vida del crédito, identificar los puntos de dolor (por ejemplo, el tiempo que tarda la aprobación) y actuar en consecuencia.
Minería de procesos: más allá del diagnóstico
El verdadero potencial de la minería de procesos es que nos permite pasar del descubrimiento al cambio real. No solo se trata de descubrir dónde están los problemas, sino de tener la capacidad de priorizar acciones para mejorar. Es, por decirlo de alguna manera, una herramienta que hace visible lo invisible y convierte el conocimiento en acción. Desde optimizar la ruta para obtener la aprobación de un crédito, hasta agilizar la gestión de documentos, la minería de procesos es una palanca clave para la transformación digital.
La minería de procesos está diseñada para ofrecer respuestas a preguntas del tipo: “¿Qué está sucediendo en mis procesos ahora mismo?”, “¿Cuáles son los puntos que generan más retrasos o fallos?” y, lo más importante, “¿Cómo podemos mejorar esto para ser más competitivos?”.
¿Cómo se ejecuta un proyecto de minería de procesos?
Para llevar a cabo un proyecto de minería de procesos se requiere una combinación de herramientas adecuadas, acceso a los datos correctos y una planificación clara. A continuación, se detallan los pasos principales:
Definición del alcance y objetivos: El primer paso es definir claramente qué proceso se va a analizar y cuáles son los objetivos. Puede ser reducir tiempos de respuesta, minimizar errores, o aumentar la satisfacción del cliente. Los objetivos deben ser específicos y medibles.
Recolección de datos: Esta metodología se basa en datos que se recogen de los sistemas de la empresa, como ERP, CRM, o cualquier sistema donde se registren actividades del proceso. Es necesario tener acceso a los logs de eventos, que son los registros que contienen información sobre cada actividad realizada, cuándo ocurrió, quién la realizó y cualquier otra característica relevante.
Preparación de los datos: Antes de iniciar el análisis, los datos deben ser limpiados y estructurados. Esta etapa puede incluir eliminar duplicados, corregir errores y asegurarse de que los datos sean consistentes. Los datos deben estar en un formato que las herramientas de minería de procesos puedan entender.
Análisis del proceso: Utilizando herramientas de minería de procesos como Celonis, Disco o Microsoft Power BI Process Mining, se lleva a cabo el análisis para reconstruir el proceso visualmente. Estas herramientas permiten identificar patrones, cuellos de botella, desviaciones y otras oportunidades de mejora.
Identificación de oportunidades de mejora: Con la visualización y análisis del proceso, se pueden identificar los puntos problemáticos. Por ejemplo, actividades que toman demasiado tiempo, pasos redundantes, o áreas donde hay alta variabilidad en cómo se ejecutan las tareas.
Implementación de mejoras: Una vez identificadas las oportunidades, se trabaja en rediseñar el proceso. Esto puede incluir automatización de tareas repetitivas mediante RPA (Automatización Robótica de Procesos), eliminación de pasos innecesarios o reentrenar al personal involucrado.
Monitoreo y ajuste continuo: La minería de procesos no se detiene tras implementar mejoras. Es necesario un monitoreo continuo para evaluar el impacto de los cambios y ajustar conforme sea necesario para seguir optimizando el proceso.
Aquí te dejo una demo del EMS de Celonis (aunque el tono de voz no sea lo más electrizante).
Puedes ver más información y otros videos técnicos en la página oficial de Celonis.
Herramientas empleadas y requisitos de acceso
Herramientas de minería de procesos: Para ejecutar un proyecto de este tipo se pueden emplear herramientas como Celonis, Disco, UiPath Process Mining, y Microsoft Power BI. Estas plataformas permiten el análisis visual y ofrecen insights detallados sobre cómo se están ejecutando los procesos.
Acceso a los sistemas de la empresa: Se requiere acceso a los sistemas donde se registran las actividades de los procesos. Esto puede incluir sistemas ERP, CRM, sistemas de gestión documental, entre otros. Es fundamental tener acceso a los datos históricos que contienen los registros de eventos.
Recursos de IT y seguridad: Es importante que el equipo de IT esté involucrado para proporcionar acceso seguro a los datos y garantizar que se cumplen todas las políticas de privacidad y cumplimiento normativo.
En resumen
La minería de procesos es una herramienta potente para ver más allá del papel o de las buenas intenciones cómo funcionan realmente los procesos en la rutina diaria de una empresa. En un contexto donde la eficiencia y la rapidez son cada vez más importantes, esta tecnología ofrece una ventaja competitiva al hacer visibles los problemas y permitir soluciones concretas y medibles.
Poner a punto tus procesos no es algo opcional, es el nuevo estándar para competir en mercados cada vez más saturados y exigentes. Y la minería de procesos puede ser el primer paso para pasar de la incertidumbre a la claridad, y de la claridad a la acción.
Fuente: Decide (decidesoluciones.es)
